Wszystko zaczęło się od… szwedzkiej irytacji. Szwecja, rok 1956 i niejaki Ake Ehrlund, który postanowił wziąć sprawy w swoje ręce i rozwiązać problem kolejek u piekarza. Jego koncepcja systemu opartego na numerkach szybko zyskała popularność, zatem można śmiało stwierdzić, że ze szwedzkiej mąki powstał solidny e-chleb, będący dziś jednym z najbardziej zaawansowanych systemów kolejkowych na świecie, wciąż udoskonalanym, niezmiennie ułatwiającym funkcjonowanie wielu instytucji.
System kolejkowy rekomendowany i wdrażany jest wszędzie tam, gdzie tworzy się problem długich kolejek i oczekiwania. Ułatwienie świadczenia usług instytucjonalnych to absolutna konieczność wobec wzrastającego przepływu interesantów i nierzadko skomplikowanych warunków organizacji przestrzeni w konkretnym lokalu. Zastosowanie poszczególnych systemów kolejkowych jest ogromne, tak samo jak obszary, w których sprawna obsługa jest elementarna. Podstawową poprawy dynamiki przepływu klientów i pracy zatrudnionego personelu jest przywołanie petenta za pomocą wygenerowanego elektronicznie numerka. Warto zwrócić uwagę na strukturę instytucji podczas organizowania kolejek – ich liczba zależy od rodzaju stanowisk w poszczególnej placówce.
Elektroniczny system kolejkowy – najlepsze rozwiązanie?
Zdecydowanie! Z elektronicznych systemów kolejkowych korzystają nie tylko duże instytucje państwowe i ogromne korporacje, ale także małe przedsiębiorstwa komercyjne. System kolejkowy w szpitalu na nikim już dziś nie robi wrażenia. Co więcej, pacjenci oczekują takich rozwiązań. Podobnie jak w innych placówkach – system kolejkowy w przychodni czy system kolejkowy w ZUS-ie to norma, dzieki której usprawniona jest organizacja pracy poszczególnych instytucji.
Innowacyjne systemy kolejkowe mają zastosowanie m.in. w administracji. Z ich zalet masowo korzystają urzędy pracy, gminy, wojewódzkie, skarbowe, pocztowe czy biura paszportowe. System kolejkowy – wydział komunikacji to jeszcze jeden przykład miejsca, w którym trudno byłoby sprawnie zorganizować pracę personelu i obsługę interesantów, szczególnie w kwestii dokumentów upoważniających do kierowania pojazdami. System kolejkowy – starostwo powiatowe również poniosłoby bez niego klęskę w zakresie obsługi np. w obszarze budowy ośrodków kultury. System kolejkowy – NFZ z pewnością zdobyłby laur dezorganizacji pracy i najwyższy poziom irytacji pacjentów, gdyby nie ona: elektroniczna sieć rejestracji, by wszystkim funkcjonowało się lepiej. I wreszcie, systemy kolejkowe – przykłady można mnożyć. W VSG elektroniczny system kolejkowy to definicja zaawansowanych innowacji spełniających najwyższe standardy.
Elektroniczny system kolejkowy – cena
System kolejkowy – cennik zależy przede wszystkim od rodzaju oprogramowania i jego funkcjonalności. W VSG uzupełniamy lukę w obszarze digital signage, udostępniając systemy kolejkowe, które wyświetlają stan kolejki na ekranie monitora w bezpośrednim sąsiedztwie kontentu. Dzięki elektronicznemu systemowi kolejkowemu w proponowanym przez nas kształcie, możliwe jest uzyskanie statystyk dotyczących:
- liczby klientów odwiedzających placówkę
- deklarowanego przez klienta rodzaju sprawy do załatwienia/celu wizyty
- czasu oczekiwania oraz obsługi klienta
- obciążenia stanowisk obsługowych
- efektywności pracy stanowisk, poszczególnych doradców, placówki
- spersonalizowanych statystyk i sprawozdań według potrzeb
Rodzaje i obsługa elektronicznych systemów kolejkowych:
- Rejestracja klienta – stand powitalny z ekranem dotykowym, drukarką termiczną (bilety), czytnikiem kart magnetycznych lub innych, np. zbliżeniowych (obsługa klienta uprzywilejowanego.
- Na komputerze doradcy pojawia się pasek obsługi. Doradca może przywołać klienta, przywołać klienta z innego miejsca obsługi, automatycznie nadać bilet, zmienić tryb pracy lub skontaktować się z klientem, który zostawił swoje dane przy rejestracji na monitorze dotykowym.
- Interface administratora – administrator nadaje każdemu stanowisku typ spraw, które ma obsługiwać, przypisuje pracownika do stanowiska oraz określa kategorię spraw, którymi pracownik ma się zajmować.
- Ekran statystyk pozwala analizować struktury obsługi poszczególnych stanowisk z podziałem na typy spraw, raportować pracę personelu i analizować udział poszczególnych typów spraw, które w danym przedziale czasowym obsłużyła placówka.
- Wizualizacja – stan kolejki wyświetla się na monitorze, który promuje również produkty klienta. Można dowolnie aranżować ekran i sposób prezentacji kolejek, przywoływać głosoow, wyróżniać przywoływane numery oraz kontrolować stan kolejki.
Zalety elektronicznych systemów kolejkowych
Do największych zalet należą przede wszystkim poprawa dynamiki przepływu interesantów w poszczególnych placówkach, wzrost jakości obsługi oraz znaczne usprawnienie pracy zatrudnionego personelu. Ponadto:
- łatwa i intuicyjna obsługa systemu kolejkowego
- atrakcyjna wizualnie forma prezentacji usług
- prosty system konfiguracji według potrzeb placówki
- prosty interface graficzny
- gwarancja zorganizowanej i efektywnej obsługi klienta
- zwiększony potencjał sprzedaży (generowanie zysków)
- skrócenie czasu oczekiwania na obsługę
- zwiększenie wydajności pracy personelu – eliminacja stresu wynikającego z obsługi klienta
- oczekiwanie w kolejce pozwala na poznanie oferty produktów i usług klienta
E-systemy kolejkowe to doskonałe rozwiązanie, które korzystnie wpływa na działanie placówki i komfort interesantów. Czas to pieniądz!
Instytucje, które mogą skorzystać z naszych systemów kolejkowych:
- NFZ
- ZUS
- Starostwa
- Szpitale
- Przychodnie
- Wydziały komunikacji
